Semarang (ANTARA) - Wali Kota Semarang Hevearita Gunaryanti Rahayu meminta seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) memiliki bank data untuk melakukan tata kelola kearsipan secara lebih baik.
"Arsip itu penting, pada saat orang punya masalah. Kalau lurus-lurus saja tidak ada masalah, tidak merasa itu penting," kata Ita, sapaan akrab Hevearita, di Semarang, Senin.
Hal tersebut disampaikan Ita saat kegiatan Bimbingan Teknis Pengawasan Kearsipan dan Penyampaian Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Kota Semarang di Ruang Lokakrida Balai Kota Semarang.
Selain untuk mempermudah pencarian dokumen, kata dia, keberadaan bank data ternyata juga bisa menjadi salah satu faktor pemerintah daerah dalam mendapatkan penghargaan.
"Contoh saat berlaga di tingkat pusat. Ada kegiatan-kegiatan untuk mendapatkan penghargaan, indikator-indikator juga dari dokumentasi," kata perempuan pertama yang menjabat Wali Kota Semarang itu.
"Saya sempat bingung karena Pemkot Semarang itu memiliki banyak program, kegiatan yang bagus, inovasinya banyak. Kok tidak menang. Akhirnya saya kejar seperti TPID, Anugerah Parahita Ekapraya, kota layak anak, akhirnya kan bisa," katanya.
Ternyata, kata dia, dokumen pendukung kegiatan sering disepelekan sehingga dirinya meminta bagian humas atau kominfo di OPD agar memiliki bank data dokumen atau foto.
"Suatu saat orang butuh maka tinggal dicari. Misal, untuk melengkapi data atau dokumen lomba atau penyusunan penghargaan inovasi. Mudah-mudahan arsip di Kota Semarang semakin tertib dan terdokumentasi dengan baik dan bila dibutuhkan semua sudah ada," katanya.
Sementara itu, Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang Endang Sarwiningsih Setyawulan mengakui manajemen arsip pada tahun 2000 ke bawah memang masih perlu dibenahi.
"Saat ini kami sedang berbenah untuk arsip-arsip dari OPD. Kami adakan pengawasan kearsipan atau audit arsip. Semua arsip yang dibuat OPD harus dirawat, ditata kelola dengan baik," katanya.
Artinya, kata dia, ketika ada kegiatan yang membutuhkan arsip bersifat vital bisa segera ditemukan dengan mudah, misalnya untuk kepentingan penilaian penghargaan daerah.
"Tidak hanya arsip secara manual, tetapi kami gunakan juga arsip Srikandi, aplikasi umum yang dipakai seluruh Indonesia. Sudah digunakan pula oleh seluruh OPD hingga tingkat kecamatan dan kelurahan," katanya.
"Arsip itu penting, pada saat orang punya masalah. Kalau lurus-lurus saja tidak ada masalah, tidak merasa itu penting," kata Ita, sapaan akrab Hevearita, di Semarang, Senin.
Hal tersebut disampaikan Ita saat kegiatan Bimbingan Teknis Pengawasan Kearsipan dan Penyampaian Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Kota Semarang di Ruang Lokakrida Balai Kota Semarang.
Selain untuk mempermudah pencarian dokumen, kata dia, keberadaan bank data ternyata juga bisa menjadi salah satu faktor pemerintah daerah dalam mendapatkan penghargaan.
"Contoh saat berlaga di tingkat pusat. Ada kegiatan-kegiatan untuk mendapatkan penghargaan, indikator-indikator juga dari dokumentasi," kata perempuan pertama yang menjabat Wali Kota Semarang itu.
"Saya sempat bingung karena Pemkot Semarang itu memiliki banyak program, kegiatan yang bagus, inovasinya banyak. Kok tidak menang. Akhirnya saya kejar seperti TPID, Anugerah Parahita Ekapraya, kota layak anak, akhirnya kan bisa," katanya.
Ternyata, kata dia, dokumen pendukung kegiatan sering disepelekan sehingga dirinya meminta bagian humas atau kominfo di OPD agar memiliki bank data dokumen atau foto.
"Suatu saat orang butuh maka tinggal dicari. Misal, untuk melengkapi data atau dokumen lomba atau penyusunan penghargaan inovasi. Mudah-mudahan arsip di Kota Semarang semakin tertib dan terdokumentasi dengan baik dan bila dibutuhkan semua sudah ada," katanya.
Sementara itu, Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang Endang Sarwiningsih Setyawulan mengakui manajemen arsip pada tahun 2000 ke bawah memang masih perlu dibenahi.
"Saat ini kami sedang berbenah untuk arsip-arsip dari OPD. Kami adakan pengawasan kearsipan atau audit arsip. Semua arsip yang dibuat OPD harus dirawat, ditata kelola dengan baik," katanya.
Artinya, kata dia, ketika ada kegiatan yang membutuhkan arsip bersifat vital bisa segera ditemukan dengan mudah, misalnya untuk kepentingan penilaian penghargaan daerah.
"Tidak hanya arsip secara manual, tetapi kami gunakan juga arsip Srikandi, aplikasi umum yang dipakai seluruh Indonesia. Sudah digunakan pula oleh seluruh OPD hingga tingkat kecamatan dan kelurahan," katanya.